Зачем нужны должностные инструкции?

Он и тебя посчитал!

Во многих компаниях должностные обязанности распределяются между сотрудниками в рабочем порядке, а формально не закреплены. И, нередко, именно это препятствует развитию бизнеса. Это более всего актуально для больших фирм, таких, как розничные сети и т.п. Наличие подробных инструкций помогает стандартизировать большинство процессов, и упростить управление.

Другой важный момент - подробные должностные инструкции помогают новым сотрудникам легче адаптироваться. Ведь имея ясное представление о своих правах и обязанностях, они гораздо быстрее смогут полноценно участвовать в работе. Ещё инструкции помогают определению соответствующей должности заработной платы и исключению конфликтов при увольнении. Вовремя подписанная должностная инструкция позволит компании проще расстаться с нерадивым сотрудником, не выполняющим свои служебные обязанности.

Должностные инструкции подписываются сотрудниками при заключении трудового договора. И новичок сразу видит, чего ожидает руководство, и по каким параметрам будет оцениваться его работа. К тому же без чёткого распределения полномочий одни функции могут дублироваться, а за выполнение других важных функций никто не отвечает.

Должностные инструкции дисциплинируют сотрудников. Для тех, кто связан с оборудованием или материальными ценностями очень важно заранее знать все верные действия. Это поможет им не допускать ошибок, приводящих к серьёзным потерям.

Каждому овощу...

Компании сами выбирают степень детализации должностных инструкций. Одни ограничиваются лишь упоминанием элементарных правил поведения. Таких, как пунктуальность и вежливость при общении с клиентами. Другие регламентируют даже обеденный перерыв.

Иногда составляют два вида инструкций: должностные и технологические. В первых - права и ответственность, во вторых - обязанности, ресурсы для их выполнения, формы отчетности и порядок взаимодействия с другими подразделениями. Дополнительно для каждой должности может быть собран пакет материалов с образцами всех бланков, отчетов и прочих документов.

Насколько инструкции подробны зависит от уровня исполнителя: чем ниже этот уровень, тем подробнее инструкция. И наоборот, на более высоком уровне, нет необходимости регламентировать каждый шаг. Так от сотрудников, связанных с управлением и принятием решений, требуется результат. Поэтому, достаточно поставить перед ними цель и наделить полномочиями. Можно оговорить время на принятие решения, но описывать каждый шаг нет необходимости.

Сестра таланта

Цель написания должностных инструкций - сделать понятным порядок работы для каждого сотрудника. Но как часто мы встречаем документы, скопированные с типовых образцов, лишь чуть исправленные. Содержание таких должностных инструкций не вполне совпадает с фактическими обязанностям. А часто по ним вообще трудно понять, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несёт ответственность.

Другая ошибка при написании инструкций - использование общих формулировок. Это допустимо, только если в компании существуют дополнительные подробные инструкции о выполнении работ. Но, лучше, иметь подробные и чёткие должностные инструкции, чем краткие и размытые. Когда инструкции написаны правильно, увеличивается эффективность работы каждого участка. Резко снижается количество конфликтов и недовольства, связанных с неопределённостью в требованиях. А в конечном итоге повышается авторитет руководства.

И последнее. Как бы хорошо не были составлены инструкции, они не помогут, если сотрудник не держит их в своей памяти. Для этого, в некоторых компаниях, изучению пакета методических документов помогают ролевые игры. В процессе игры сотрудники учатся применять инструкции в различных ситуациях.